Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste päivitetty viimeksi 27.10.2025

Rekisterin pitäjä

Sateenkaariperheet ry, Haapaniemenkatu 7-9C, 2. krs, 00530 Helsinki, www.sateenkaariperheet.fi, info@sateenkaariperheet.fi

Tietosuojavastaava

Lisätietoa tietosuojasta antaa tietosuojavastaava. Tietosuojavastaava on organisaation sisäinen asiantuntija, joka seuraa henkilötietojen käsittelyä ja auttaa tietosuojasäännösten noudattamisessa.

Sateenkaariperheet ry
Juha Jämsä (toiminnanjohtaja)
juha.jamsa@sateenkaariperheet.fi, 044 997 1956
Haapaniemenkatu 7-9C, 2. krs
00530 Helsinki

Rekisterin nimi

Kaikki Sateenkaariperheet ry:n rekisterien nimet

  1. Sateenkaariperheet sivuston -verkkovierailurekisteri.
  2. Jäsenrekisteri (Seta ry:n keskitetty jäsenrekisteri / FloMembers-rekisteri, Flo Apps Oy.  Rekisterin tietosuojaseloste >> Sateenkaariperheet ja Seta ovat allekirjoittaneet keskinäisen sopimuksen, jossa sovitaan henkilötietojen käsittelystä rekisterissä.)
  3. Uutiskirjeiden tilaajat -osoitteistot (Mailchimp)
  4. Uudet ja eroa pyytävät jäsenet kuluvalta vuodelta (Excel-taulukko)
  5. Laskutus- ja kulukorvaus -osoitteisto (Netvisor-taloushallinto-ohjelma / Visma Solutions Oy)
  6. Tapahtuma-, koulutus- ja leiri-ilmoittautumiset (FloMembers, Surveypal Oy)
  7. Vapaaehtoisrekisteri (Surveypal Oy, Office365) (sis. Sateenkaariperheet ja Perhesuhdekeskus)
  8. Perhesuhdekeskuksen ajanvaraukset (Office365, Bookings)
  9. Perhesuhdekeskuksen asiakastapaamiset tilastoidaan nimettömästi, eikä näistä muodostu henkilörekisteriä (Surveypal Oy).
  10. Kumppanuusvanhemmaksi.fi-palvelun asiakasrekisteri (Seravo Oy)
  11. Median edustajien yhteystiedot (Excel-taulukko)
  12. Haastateltavien yhteystiedot (Excel-taulukko)
  13. Avoimuusrekisteriin välitettävien tietojen rekisteri (Excel-taulukkko)
  14. Lastenhoitajien laskutustiedot (Forms-taulukko)

Sateenkaariperheet ry hallinnoi myös Monimuotoiset perheet -verkoston työtä, johon on tehty erillinen tietosuojaseloste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

  1. Verkkovierailun aikana kerätyn rekisterin käyttötarkoituksena on kerätä kävijämäärätietoja sivustolla Matomo työkalulla. Käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Lisäksi sivustolla kerätään logitietoja, joiden seurantojen käyttötarkoitus on verkkosivujen turvallisuuden takaaminen. Saatavaa tietoa (IP-osoite) käytetään vain vikatilanteessa tai tietomurtojen selvittämisen yhteydessä. Käsittelyperusteena on oikeutettu etu, jossa kerättyjen ja käytettävien henkilötietojen käsittelyyn perustuu yleiseen verkkoturvallisuuteen ja -tapaan.
  2. Jäsenrekisteriin kerätään tiedot yhdistyksen jäsenistä. Jäsenmaksulasku lähetetään sähköpostitse ja tarvittaessa kirjelaskuna kotiosoitteeseen. Uusille jäsenille lähetetään infopaketti kotiosoitteeseen. Sähköpostitse jäsenille lähetetään uutiskirje n. 6 kertaa vuodessa. Jäsenille lähetetään sähköpostitse tietoa jäseneduista ja tapahtumista sekä ajankohtaisia ilmoituksia järjestön toiminnasta. Harkinnan mukaan jäseniä voidaan tiedottaa myös järjestön ulkopuolisista tärkeistä tapahtumista, lakimuutoksista tms. Jäsenrekisterin osoitteistoa ei luovuteta eteenpäin.
  3. Sateenkaariperhe-uutiskirjeen tilaajille ja yhdistyksen jäsenille lähetetään uutiskirje n. 5+4 kertaa vuodessa, ja yhdistyksen tiedotteet. Osoitteistoja ei käytetä mihinkään muuhun, eikä luovuteta eteenpäin. Uutiskirjeiden tilaukset otetaan vastaan Mailchimp- ja Surveypal ohjelmistojen kautta.
  4. Uudet ja eroa pyytävät jäsenet -lista kerätään ainoastaan yhdistyksen hallitukselle hyväksymistä varten. Uudet jäsenet hyväksytään ja erot myönnetään 2 kertaa vuodessa, ja lista poistetaan aina kuluvan vuoden aikana.
  5. Laskutusosoitteistoon lisätään aina automaattisesti, kun henkilöä laskutetaan (esim. leirimaksut, kirjatilaus, koulutukset). Osoitteistoa käytetään ainoastaan laskutustarkoituksiin eikä luovuteta eteenpäin. Kulukorvauksia hakevat vapaaehtoiset lisätään ostolaskutietoihin.
  6. Tapahtuma-, koulutus- ja leiri-ilmoittautumiset kerätään FloMembers- ja Surveypal-kyselyinä. Tietoja käytetään ainoastaan kyseessä olevasta tapahtumasta tiedottamiseen ja laskutukseen. Myös kirja- ja materiaalitilaukset otetaan vastaan Surveypal-kyselynä. Laskutustiedot siirretään laskutusosoitteistoon ja kyselyiden tiedot poistetaan käsittelyn jälkeen.
  7. Vapaaehtoisrekisterin tiedot vapaaehtoisista kerätään Surveypal- ja Office365-kyselyinä ja siirretään excel-taulukoihin. Tietoja käytetään ainoastaan vapaaehtoistoiminnan koordinointiin eikä luovuteta eteenpäin.
  8. Perhesuhdekeskuksen ajanvaraustietoja käytetään ainoastaan ajanvarauksien hallintaan, eikä niitä yhdistetä nimettömään asiakastilastointiin eikä luovuteta eteenpäin.
  9. –
  10. Kumppanuusvanhemmaksi.fi-palvelun tietoja käytetään ainoastaan yhteydenottamiseen käyttäjään sääntöjen ja käyttöehtojen rikkomuksissa eikä luovuteta eteenpäin.
  11. Yhdistykseen yhteyttä ottavat tai sateenkaari-/perheaiheista uutisoivat median edustajat (toimittajat, tuottajat jne.) kerätään rekisteriin yhdistyksen mediaviestinnän mittaamistarkoituksiin ja yhdistyksen omia yhteydenottoja varten (esim. juttuvinkit, tiedotteet). Yhteystiedot poistetaan, jos henkilö on lopettanut toimessa.
  12. Sellaiset haastateltavat tai potentiaaliset haastateltavat, jotka omaavat jo julkisen profiilin (vaikuttajat, poliittisesti aktiiviset henkilöt) voidaan kirjata rekisteriin tulevia yhdistyksen yhteydenottoja varten, jos media etsii haastateltavaa. Haastateltavien tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille (esim. toimittajat) suoraan ilman haastateltavan suostumusta. Yhdistys ylläpitää joissain tapauksissa erillistä rekisteriä mediahaastateltavista, jotka antavat itse suostumuksen yhteystietojensa myöhempään käyttöön tässä tarkoituksessa.
  13. Kontaktoitujen päättäjien ja virkahenkilöiden nimet kerätään excel-tiedostoon, jolla voidaan raportoida lakisääteisesti yhdistyksen tekemä vaikuttamistyö avoimuusrekisteriin.
  14. Lastenhoitajien henkilötietoja käytetään palkkojen maksamiseen

Rekisterin tietosisältö

  1. IP osoite, Verkkovierailuaika, Sivut, joilla kävijä on käynyt
  2. Jäsenrekisteri: nimi, yhteystiedot ja kotipaikka, jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto), kieli, syntymäaika ja sukupuoli, luottamustoimet järjestössä, vapaaehtoisroolit, tiedot osallistumisesta jäsenjärjestön tai Seta ry:n järjestämiin tapahtumiin (mikäli ilmoittautuminen järjestetään rekisterin avulla), jäsenmaksu- ja laskutustiedot, tiedot jäsenviestinnän toteutuksesta, muut rekisteröidyn itsensä antamat tiedot (”lisätiedot”) (Jäsenrekisterin tietosuojaseloste >>)
  3. Uutiskirjeiden tilaaja: Nimi, sähköpostisoite
  4. Uudet ja eroa pyytävät jäsenet: Nimi
  5. Laskutus- ja kulukorvausosoitteisto: Nimi, sähköpostiosoite, postiosoite, tilinumero
  6. Tapahtuma- ja leiri-ilmoittautumiset: Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  7. Vapaaehtoisrekisteri: Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäaika, sukupuoli, yhdistyksen jäsennumero
  8. Perhesuhdekeskuksen ajanvaraukset: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
  9. Asiakastapaamiset, Perhesuhdekeskus: ei kerätä henkilötietoja. Kaikki tapaamisesta kertynyt nimetön, kirjallinen materiaali luovutetaan asiakkaalle tai tuhotaan asianmukaisesti tapaamisten päätyttyä.
  10. Kumppanuusvanhemmaksi.fi-palvelu: nimi, sähköpostiosoite
  11. Median edustajien yhteystiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työnantaja/työpaikka
  12. Haastateltavien yhteystiedot: nimi, sosiaalisen median tunnus, sähköposti (puhelinnumero erillisellä suostumuksella)
  13. Vaikuttajien henkilötiedot: nimi, asema
  14. Lapsenvahtien tiedot: nimi, yhteystiedot, tilinumero

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkaalta verkkovierailuista organisaation verkkosivuilla.

Henkilötietoja kerätään ainoastaan rekisteröidyltä henkilöltä itseltään.

Perheenjäsenet antavat jäsentietoja toisistaan.

Setan jäsenrekisteristä tulee tietoja, linkki tietosuojaselosteeseen.

Lisäksi Rekisterinpitäjä kerää Hotjar-palvelun avulla kävijätietoa verkkosivusta, jotta Rekisterinpitäjä voi analysoida ja kehittää sivustoa entistäkin paremmaksi ja kohdentaa sivuston kävijöille relevanttia markkinointia.

Evästeiden ja seurantojen käytöstä

Sateenkaariperheet -sivusto käyttää evästeitä (cookies). Evästeiden avulla pyrimme parantamaan kävijän käyttökokemusta sivustolla, kehittämään sivustoa ja tuomaan kävijälle kohdennettua sisältöä.

Evästeillä kerätään tilastollisia tietoja kävijöistä, eikä tässä tilastoinnissa saada sellaisia henkilötietoja, joista kävijä voitaisiin tunnistaa.

Rekisterinpitäjä kerää Hotjar palvelun avulla kävijätietoa verkkosivusta, jotta Rekisterinpitäjä voi analysoida ja kehittää sivustoa entistäkin paremmaksi ja kohdentaa sivuston kävijöille relevanttia markkinointia.

Analysointi- ja palautetyökalu Hotjar tallentaa joidenkin kävijöiden osalta anonyymisti sivulla liikkumisen tietoja, kuten tietoja sivun vierittämisestä, hiiren liikuttamisesta ja klikkauksista. Palvelun kautta ei kerätä tunnistettavissa olevia henkilötietoja.

Tästä saat lisätietoja Hotjarin tietosuojakäytännöstä.

Henkilötiedon säilytysaika

Analytiikan keräämiä tietoja säilytetään 14 kk.

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan kahden vuoden välein ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä kaksi vuotta sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun. Esimerkiksi kirjanpitotositteita säilytetään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Tietojen säännön mukaiset luovutukset  
Rekisterien tiedot ovat ainoastaan sivustosta vastaavien henkilöiden käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa myös heidän käytössään. Tietoja ei luovuteta sivuston ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön muuten kuin tietomurtojen- ja vastaavien yhteydessä.

Jäsenrekisterin kautta Seta ry:n uutiskirjeitä tilanneiden jäsenten tietoja siirretään Setan jäsenrekisterin tietosuojaselosteen >> mukaisesti.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yhdistyksen keräämiä henkilötietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina, pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Aineistoa voi olla väliaikaisesti manuaalisessa muodossa (paperilla). Manuaalinen aineisto tuhotaan asianmukaisesti tapahtuman / käsittelyn päätyttyä.

  1. Ainoastaan määrätyillä sivuston ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus käyttää verkkosivujen ylläpitopalvelinta. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja järjestelmään. Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan tietosuojalain säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
  2. Jäsenrekisteri: Rekisteri on käyttäjätunnuksella ja salasanalla suojattu. Jäsenten tietoihin on pääsy Sateenkaariperheet ry:n työntekijöillä sekä Seta ry:n nimeämillä käyttäjillä. Rekisterin suojauksen periaatteet kerrotaan rekisterin tietosuojaselosteessa >> Jäsenet pääsevät itse muokkaamaan omia ja jäsenperheeseensä kuuluvien tietoja.
  3. Uutiskirjeiden tilaajat: Mailchimp-ohjelmassa käyttäjätunnuksella ja salasanalla turvattuna. Vain työntekijöillä pääsy tietoihin.
  4. Uudet ja eroa pyytävät jäsenet: taulukko O365-pilvipalvelussa käyttäjätunnuksen ja salasanan takana, vain järjestösihteerillä ja toiminnanjohtajalla pääsy.
  5. Laskutus- ja kulukorvausosoitteisto: Netvisorin käyttäjätunnukset ja salasanat, vain järjestösihteerillä ja toiminnanjohtajalla pääsy.
  6. Tapahtuma-, koulutus- ja leiri-ilmoittautumiset: Surveypalin ja FloMembersin käyttäjätunnukset ja salasanat, kaikilla Sateenkaariperheet ry:n työntekijöillä pääsy.
  7. Vapaaehtoisrekisteri: Flowmembersin käyttäjätunnukset ja salasanat, kaikilla Sateenkaariperheet ry:n työntekijöillä pääsy.
  8. Perhesuhdekeskuksen ajanvaraukset: Office365 booking-ohjelmisto, joka salasanalla suojattu. Pääsy perhesuhdekeskuksen työntekijöillä ja toiminnanjohtajalla
  9. –
  10. Kumppanuusvanhemmaksi.fi-hakupalvelu: WordPressin käyttäjätunnukset ja salasanat. Kaikilla Sateenkaariperheet ry:n työntekijöillä ja palveluntarjoaja Muuks Oy:lla pääsy.
  11. Median edustajien yhteystiedot: excel taulukkoon pääsy kaikille työntekijöillä office365-tunnuksilla.
  12. Haastateltavien yhteystiedot: excel taulukkoon pääsy kaikille työntekijöillä office365-tunnuksilla.
  13. Avoimuusrekisteri: excel taulukkoon pääsy kaikille työntekijöillä office365-tunnuksilla.
  14. Lastenhoitajien palkanmaksutiedot: forms-taulukkoon pääsy toiminnanjohtajalla ja järjestösihteerillä office365-tunnuksilla

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys sivuston tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalvelupisteeseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen. Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista: Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä henkilörekisterin ylläpitäjälle. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rajoittamisoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.

Vastustamisoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle. Mikäli toimit yrityksen tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle. Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
Ratapihantie 9
00521 Helsinki

p. 029 56 66700
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.

Tietoa sivustolla käytetyistä evästeistä