Leiriohjeistus

Tämä ohjeistus on tarkoitettu Sateenkaariperheet ry:n vapaaehtoisille, jotka järjestävät yhdistyksen leirejä. Mikäli haluat lisäsisältöä johonkin ohjeistuksen aiheeseen, olethan yhteydessä vapaaehtoistoiminnan koordinaattoriin. Kaikissa leireihin liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä: enni.rasimus@sateenkaariperheet.fi.

Leirien merkitys

  • Leirit tarjoavat sateenkaariperheille ainutlaatuisen mahdollisuuden kokea yhteisöllisyyttä ja tukea perheiden monimuotoisuutta. Ne ovat tiloja, joissa perheet voivat olla omia itsejään, jakaa kokemuksiaan ja tavata samankaltaisia perheitä turvallisessa ja hyväksyvässä ympäristössä.

    Leirit eivät ole pelkästään hauskaa yhdessäoloa varten, vaan ne toimivat myös voimavarana: ne vahvistavat perhesuhteita, tukevat vanhemmuutta ja luovat lapsille turvallisen ympäristön kasvaa moninaisuuden keskellä.  Leirit ovat erityisen tärkeitä kouluikäisille, joilla muun vertaistuen saaminen on paljon vähäisempää kuin pienillä lapsilla, koska koululaisille suunnattua toimintaa on vain muutamilla suurimmalla paikkakunnalla. Leirit tarjoavat usein myös ainoan vertaistuen mahdollisuuden niille perheille, jotka asuvat haja-asutusalueilla tai muuten hyvin pitkän matkan päässä sateenkaariperheiden tapaamispaikkakunnilta.

  • Leiritoiminnan tavoitteet ovat samoja kuin yhdistyksen muun vertaistoiminnan tavoitteet. Niiden toteutumista mitataan yhdistyksen vertaistoiminnan kuudella mittarilla:

     

    • Voimavarat: Vanhemmat saavat tukea jaksamiseen, vanhemmuuteen ja suhteisiin. Perheiden lapset voimaantuvat kohtaamaan yhteiskunnan ennakkoluulot.
    • Vähemmistöstressi: Vähemmistöstressin vaikutukset lieventyvät, ymmärrys vähemmistöstressistä lisääntyy, itseluottamus lisääntyy.
    • Osallisuus: Osallistujat voivat osallistua turvallisesti omana itsenään, kaikki otetaan mukaan ryhmään, kokevat tulleensa kohdatuiksi ja kuulluiksi.
    • Yhteisöllisyys: Yksinäisyyden tunne pienenee, tukiverkostot vahvistuvat, lapset tapaavat muita lapsia, aikuisille vertaistukea.
    • Perheidentiteetti: Perheenjäsenten perheidentiteetti ja yhteenkuuluvuuden tunne kasvavat. Ylpeys omasta perheestä kehittyy.
    • Valmiudet: Osallistujat saavat valmiuksia esimerkiksi vanhemmuuteen, sateenkaariperheessä kasvamiseen, vanhemmuuden jakamiseen, rakkaussuhteisiin, ristiriidoista selviämiseen ja arjessa jaksamiseen. Osallistujien valmiudet kohdata yhteisön moninaisuutta kasvavat.

     

    Leirien järjestämisen periaatteet:

     

    • yhdenvertaisuus, tasa-arvo ja esteettömyys – turvallisempi tila toteutuu kaikilla leireillä
    • leirien järjestäjillä oltava myös osaamista sukupuolen moninaisuuden kohtaamiseen
    • leirejä on tarjolla valtakunnallisesti / koko jäsenistölle, eri puolilla maata
    • leirejä on tarjolla myös kohdennettuna erityistarpeisille kohderyhmille, ennen kaikkea sukupuolivähemmistöille.
    • leireillä tulee huolehtia, että ohjelmassa on tilaa myös vertaisuuden kokemuksen synnylle, ryhmäytymiselle ja ajatusten vaihtamiselle
    • taloudellisesti kohtuulliset osallistumismaksut
    • lasten osallisuus
  • Sateenkaariperheen järjestämien leirien pitää tavoitella yllä olevia tavoitteita ja noudattaa yhteisiä periaatteita. Leirituki myönnetään vain nämä huomioiville tapahtumille. Leirin tarkoitus ei ole siis ainoastaan yhteisen ajan viettäminen. Leirin ohjelman tulee olla huolellisesti suunniteltu siten, että se esimerkiksi mahdollistaa vertaiskokemuksen synnyn ja mahdollistaa kaikille mukaan ottamisen kokemuksen. Leiri voi ottaa erilaisia muotoja, perinteisen leirikeskus-leirin lisäksi. Esimerkiksi vaellusleiri, risteilyleiri jne. Kaikkien leirien ohjelman pitää kuitenkin vastata leiritoiminnan tavoitteisiin. Leiri ei ole loma, vaan vertaistuen toteutumiseen optimoitu tapahtuma.

Leirin suunnittelu

    • Aikataulu: Suunnittelu kannattaa aloittaa 6-12kk ennen leiriä
    • Leirin kohderyhmä (esim. kaikki sateenkaariperheet, yksinhuoltajat, vauvaikäiset, koululaiset)
    • Leirin kesto ja ajankohta
    • Erilaiset leirityypit (perheleiri, vanhempien leiri, teemalliset leirit)
    • ohjelma

     

     

    • Tiimin koko ja roolit (esim. vastuuvetäjä, ruokavastaava, ohjelmavastaava, lastenohjaajat)
    • Roolien tehtäväkuvaukset
    • Työskentelytavat ja kokoukset (etä/päiväleiri)
    • Perehdytys ja tuki vapaaehtoisille
    • Paikan valintakriteerit: saavutettavuus, esteettömyys, turvallisuus, ruokailumahdollisuudet
    • Leirikeskusten sopivuus sateenkaariperheille (moninaisuuden huomiointi)
    • Varausprosessi; Leiripaikka kannattaa varata hyvissä ajoin, jos haluaa tiettyyn ajankohtaan tai suosittuun leirikeskukseen. Joskus jopa 1-2 vuotta etukäteen on tarpeen.
    • Yhteystiedot ja yhteistyö leiripaikan henkilökunnan kanssa
  • Milloin: Leiri-ideoiden kerääminen edeltävän vuoden elokuun loppuun mennessä, jotta tiedot saadaan seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaan.

    Miten: Ideat kerätään lomakkeella, joka löytyy materiaalipankista ja se lähetetään myös vapaaehtoiset-sähköpostilistalle kaikille tiedoksi.

    Mitä vaaditaan: Konkreettista suunnitelmaa ei tarvita – pelkkä idea riittää. Lomakkeeseen merkitään arvioitu ajankohta, leiri-idea ja järjestävät tiimit.

    Miksi tärkeää: Näiden tietojen perusteella arvioidaan alustava leiriavustus. Lopullinen avustuksen määrä riippuu toteutuneesta osallistujamäärästä.

     

Talousasiat

    • Leirit rahoitetaan STEA-avustuksella, osallistumismaksuilla ja mahdollisilla kuntien avustuksilla.
    • Paikallistiimien oma STEA-avustus on tarkoitettu vain muuhun kuin leiritoimintaan.
    • Oman kaupungin myöntämää avustusta voi käyttää leireihin sen ehtojen mukaisesti.
    • Leiritukea myönnetään vain suunnitelmille, jotka sitoutuvat leiritoiminnan tavoitteisiin ja periaatteisiin.

    Leirityypit

    • Valtakunnallinen leiri: kaikille avoin, ei etusijaa asuinpaikan perusteella.
    • Alueellinen leiri: paikallisilla perheillä etusija, usein myös kuntien tukea → tällöin yhdistyksen leirituki myönnetään matalampana.

     

    Avustustasot

    Perusavustus

    • Valtakunnallinen leiri: 18 € / osallistuja / yö
    • Alueellinen leiri: 13 € / osallistuja / yö

    Lisäavustus (+2 € / osallistuja / yö / kriteeri):

    • lapsille/perheille suunnattu
    • järjestetään ruuhka-Suomen (Uusimaa, Varsinais-Suomi, Häme, Pirkanmaa) ulkopuolella
    • vähintään 70 osallistujaa
    • kahden tai useamman paikallistiimin yhteistyö
    • suunnattu sukupuolivähemmistöille

    Maksimissaan tuki voi nousta 28 € / osallistuja / yö.
    Minimituki on 13 € / osallistuja / yö.

    Leiriavustuksen ilmoittamislomaketta voi käyttää leiriavustuksen suuruuden arvioimiseen erilaisille leireille. Lomake laskee automaattisesti leiriavustuksen antamiesi tietojen perusteella. Jos käytät lomaketta alustavaan suunnitteluun, älä vielä lähetä lomaketta

    Painotukset rahoituksessa

    • Lapsille ja perheille suunnatut leirit etusijalla suhteessa vain aikuisille suunnattuihin.
    • Valtakunnalliset leirit painottuvat alueellisia enemmän.
    • Ruuhka-Suomen ulkopuoliset leirit painottuvat Ruuhka-Suomea (Uusimaa, Varsinais-Suomi, Häme, Pirkanmaa) enemmän.
    • Isot leirit painottuvat pienempiä enemmän.
    • Usean tiimin yhteisleirit painottuvat yhden tiimin järjestämiä enemmän.
    • Sukupuolivähemmistöille suunnatut leirit painottuvat muita enemmän.

     

    Erityisryhmät ja harkinnanvarainen tuki

    • Koordinaattori rohkaisee järjestämään leirejä ryhmille, joita ei ole tavoitettu vähään aikaan.
    • Koordinaattorilla on käytössään 1000 € erillinen potti, jolla voidaan tukea erityisesti uusia tai aiemmin tavoittamattomia kohderyhmiä.

    Käytännön aikataulu

    • Seuraavan vuoden leirisuunnitelmat ilmoitetaan elokuun loppuun mennessä Surveypal-lomakkeella.
    • Myöhemminkin voi ehdottaa leirejä, mutta määrärahojen saatavuus ja leirikeskusvaraukset voivat olla rajallisia.

     

  • Yhdistyksen taloussäännössä linjataan säännöt, joiden perusteella talousasioita toteutetaan. Tsekkaa aina taloussäännöstä ajantasaiset säännöt, mutta tässä alla leireihin erityisesti kohdistuvat säännöt vuoden 2025 lopussa:

     

    Matkakorvaukset vapaaehtoisille

    • Leirien vapaaehtoisille lastenvahdeille korvataan matkakulut:
      • ensisijaisesti halvimman julkisen kulkuneuvon mukaisesti
      • vaihtoehtoisesti voidaan maksaa alennettu kilometrikorvaus (0,18 €/km)
    • Kaikki palkkiot ja kilometrikorvaukset maksetaan palkanmaksun yhteydessä verokortilla, ei erillismaksuina.
    • Kilometrikorvauksia maksetaan ainoastaan asianmukaisesti täytettyä Julkisella kulkuneuvolla kuljetut matkat maksetaan kulukorvauksina.
    • Verokortit sekä täytetyt palkkio- ja matkalaskulomakkeet toimitetaan osoitteeseen talous@sateenkaariperheet.fi. Lomakkeen voi täyttää ja allekirjoittaa tietokoneella ja palauttaa sähköpostin liitetiedostona. Halutessaan lomakkeen voi tulostaa ja palauttaa skannattuna samaan osoitteeseen. Verokortti toimitetaan mieluiten omavero.fi-palvelusta ladattuna pdf:nä.

     

    Leirien kulujen yleisiä periaatteita

    • Vapaaehtoistoiminnassa ei missään tilanteessa osteta lahjakortteja. Yhdistyksen varoilla ei myöskään osteta alkoholia.
    • Kulukorvaukset: Kulukorvaukset maksetaan aina tositteita vastaan. Ennakkomaksuja ei voida suorittaa vapaaehtoisten tileille. Jos vapaaehtoisella ei ole mahdollisuutta maksaa kuluja itse etukäteen, voidaan kulu maksaa esimerkiksi laskulla tai yhdistyksen luottokortilla.
    • Kaikki kulukorvaukset toimitetaan sähköpostitse osoitteeseen talous@sateenkaariperheet.fi. Viestissä täytyy olla selvitys ostosta sekä siitä, mitä tilaisuutta varten osto on tehty. Lisäksi tarvitaan kuitti tai kuitit ostoista. Mikäli kuitti on saatu sähköisesti, toimitetaan alkuperäinen kuitti (esimerkiksi välitetään saatu sähköposti tai lähetetään sähköinen kuitti pdf-muodossa kaupan oman sovelluksen kautta). Mukaan täytyy lisätä tilinumero, ellei ole viime aikoina saanut kulukorvauksia yhdistykseltä.

     

  • Leirityöryhmien jäsenten osallistumismaksuista leirille voidaan antaa alennusta. Alennuksen suuruus riippuu leirityöryhmän koosta, ryhmäläisten tehtävistä ja leirin osallistujamäärästä. Alennus on aina kohtuullisessa suhteessa leirin budjettiin siten, että leirin kaikista kuluista enintään 5–10 % koostuu leirityöryhmäläisten osallistumismaksun alennuksesta. Pienellä leirillä osuus voi olla lähempänä 10 % ja suurella lähempänä 5 %. Kukin paikallistiimi päättää järjestämiensä leirien osalta, myönnetäänkö alennusta ylipäätään, minkä suuruisena alennus myönnetään ja keille ja millä perusteilla se myönnetään.

     

     

     

     

     

  • Leirin kuluihin ei voi käyttää paikallistiimin muuhun toimintaan myönnettyä STEA-avustusta. (5/2025).

    Leirin budjetoinnin vaiheet

    • arvioi ensin kaikki leirin kulut
    • vähennä ensin kaikkien kulujen summasta yhdistyksen myöntämä leiriavustus (+ mahdolliset muut Avustukset)
    • Jäljelle jäävä summa on katettava osallistumismaksuilla – määrittele maksut aikuisille/lapsille

     

     

    Määrittele kaikki kulut

    Tyypillisiä kululuokkia:

    • Majoitus (leirikeskus, mökit, huoneet)
    • Ruokailut (ateria/hlö, erityisruokavaliot huomioiden)
    • Ohjelma (materiaalit, esiintyjät, ohjaajat, retkikustannukset)
    • Matkat (yhteiskuljetukset, retket)
    • Turvallisuus (ensiapuvälineet)
    • Vapaaehtoisten kulut (majoitus, ruokailut, matkat)
    • Mahdolliset palkkiot työnantajakuluineen (=palkkio + 20% palkan sivukuluja)
    • Laske budjettiin pieni vararahasto (5–10 % kuluista), koska leireillä tulee aina yllätyksiä – esim. ylimääräiset ruokakulut tai osallistujamäärän vaihtelu.

    Laske kaikki kulut yhteen, todennäköisellä osallistujamäärällä. Tee realistinen arvio osallistujamäärästä – mieluummin alakanttiin kuin yläkanttiin

     

    Esimerkkilaskelma: Kahden yön perheleiri leirikeskuksessa

                              Arvioitu osallistuja määrä: 20 aikuista, 20 lasta (3-17v), 10 lasta (0-2v)

    Leirikeskus veloittaa kahden yön majoituksesta ja ruokailusta 150€/aikuinen, 100€/lapsi, 0€/alle 3v

    Leirikeskusmaksut yhteensä (20×150+20×100): 4000

    Leirikeskuksen sauna- ja ohjelmapalvelumaksut: 400

    Askartelu- yms tarvikeet: 200

    Aikuisten ohjelman ohjaajan palkkio + matkat: 350

    Lastenvahtien (3kpl) matkakulut: 300

    Lastenvahtien majoitus ja ruokailut (3×130): 390

    Varaus yllättäviin kuluihin: 360

    KULUT YHTEENSÄ: 6000€

     

    Avustusten vähentäminen

    Vähennä kaikkien kulujen yhteissummasta kaikki avustukset:

    • Yhdistyksen leirituki (joka on määritelty per osallistuja per yö). Yhdistyksen leirituen suuruuden olet saanut tietoosi jo kun olet jättänyt leirisuunnitelman. Voit tarkastaa koordinaattorilta.
    • Kunnan avustus (jos saatavilla). Tämä koskee alueellisia leirejä, joille on varattu pienempi summan yhdistyksen leiritukea.
    • Mahdollinen muu rahoitus, esim. tietylle leirille saadut avustukset/apurahat

    Näiden vähennysten jälkeen on tiedossa summa, joka täytyy kattaa osallistumismaksuilla.

     

    Esimerkkilaskelma: Kahden yön perheleiri leirikeskuksessa

                              Arvioitu osallistuja määrä: 20 aikuista, 20 lasta (3-17v), 10 lasta (0-2v)

    KULUT YHTEENSÄ: 6000€

    Yhdistyksen leirituki myönnetty: 24€/osallistuja/yö

    LEIRITUKI YHTEENSÄ (24€ x 50 osallistujaa x 2 yötä): 2400€

    Osallistumismaksuilla katettavaksi jää: 3600€

     

    Osallistumismaksujen määrittely

    Määritä osallistumismaksu jakamalla edellisessä kohdassa määritelty summa (=kokonaiskulut – avustukset) osallistujien määrällä. Muista käyttää samaa osallistujamäärää kuin kulujen määrittelyssä.

    • Jos kaikki osallistujat maksavat saman osallistumismaksun (kuten usein aikuisten leireillä) osallistumismaksujen määrittely voi hoitua yksinkertaisella jakolaskulla

     

    • Jos eri osallistujat maksavat eri suuruisen summan, tarvitaan tarkempaa laskentaa. Tavoitteena määritellä erisuuruiset osallistumismaksut ja arvioida eri maksuluokkien osallistujamäärät niin, että kokonaissumma kattaisi jäljellä olevat kulut (kokonaiskulut – avustukset)
      • Tee arvio osallistujamäärästä (esim. 50 henkeä → vaikka 20 aikuista, 25 lasta, 5 alle 1-vuotiasta).
      • Määritä eri hinnat aikuisille ja lapsille. Lapsien maksuja voi olla useampia eri ikäryhmissä. Tämän määrittelyyn vaikuttaa myös, mitä leirikeskus veloittaa eri-ikäisistä lapsista. Alle 1–3-vuotiaat usein ilmaiseksi tai nimellismaksulla.
      • yritä määrittää lasten hinta mahdollisimman matalaksi, mikä helpottaa yhden vanhemman perheitä ja monilapsisia perheitä
      • Laske budjetti ajatellen jäsenhintoja, koska aivan valtaosa osallistujista maksaa jäsenhinnan. Määritä ei-jäsenen hinta vasta lopussa, älä laske leirin budjettia tämän korkeamman osallistumismaksun varaan.
      • Muista huomioida myös mahdolliset alennukset vapaaehtoisille leiritiimiläisille!
      • Osallistumismaksujen määrittely eri suuruisilla osallistumismaksuilla eri ikäryhmille vaatii yleensä hiukan kokeilua ja tarkistuslaskentaa

     

    Esimerkkilaskelma: Kahden yön perheleiri leirikeskuksessa

                              Arvioitu osallistuja määrä: 20 aikuista, 20 lasta (3-17v), 10 lasta (0-2v)

    Osallistumismaksuilla katettava summa: 3600€

    Alennettu maksu leiritiimiläisille (110€ x 4kpl): 440

    Normaali aikuisen maksu (140€ x 16kpl): 2240

    Lapsen maksu, 3-17v (46€ x 20kpl): 920

    Lapset alle 3v ilmaiseksi: 0

    Osallistumismaksut yhteensä: 3600€

     

    Tarkista lopuksi budjetti

    • Laske tuotot yhteen.
    • Laske kulut yhteen.
    • Varmista, että tuotot kattavat kulut → jos ei, mieti:
      • nostetaanko osallistumismaksua,
      • vai supistetaanko kuluja (esim. ohjelma pienemmäksi).

    Seuranta

    • Tee budjetti jo leirisuunnitelmaa varten.
    • Päivitä toteutuneet kulut heti leirin aikana → näin raportointi on helppoa.
  • Ajattele jäsenhintaa normaalina hintana, koska suurin osa maksaa sen. Määrittele ei-jäsenen hinta lisäämällä lisämaksu suunnittelemasi osallistumismaksun päälle,

     

    Jäsenyyden tulee tuntua hyödylliseltä. Esimerkissä ero aikuisilta on 30 € ja lapsilta 10 €.

    • Jos jäsenmaksu aikuiselta on 30 €/vuosi, niin kahden aikuisen perhe saa yhteensä 60 € alennusta yhdestä leiristä → jäsenmaksu maksaa itsensä takaisin jo yhdellä osallistumisella.
    • Jos mukana on myös lapsia, ero kasvaa: esimerkiksi kahden aikuisen ja kahden lapsen perhe saa 70 € alennusta.

    Tämä toimii jo varsin hyvänä kannustimena.

     

    Joskus leiri voidaan järjestää yhteistyössä toisen yhdistyksen kanssa. Tällöin pitää sopia, saako molempien yhdistysten jäsenet saman jäsenmaksun ja kuinka jäsenyys vahvistetaan. Sateenkaariperheiden omissa leireissä järjestösihteeri varmistaa jäsenyyden ennen leirimaksujen laskutusta.

Erilaiset leirimuodot

    • Perheleirit
    • Aikuisten toiminnalliset viikonloput
    • Aikuisten vertaistuelliset leirit/viikonloput
    • Risteilyt
    • Koululaisten leirit
  • Risteilyn järjestämisessä hieman erilaiset käytännöt, kuin muiden leirityyppien.

    Varaustapa

    • Ryhmämatka:
      • Yhteinen varaus varmistaa, että hytit ovat lähekkäin.
      • Helpompi koordinoida yhteisiä ruokailuja ja ohjelmaa.
      • Laivayhtiöltä voi usein saada ryhmäalennuksia ja lisäetuja (esim. kokoustila).
    • Omat varaukset:
      • Voi olla edullisempi vaihtoehto, mutta riskinä että hytit ovat eri puolilla laivaa.
      • Vaatii enemmän koordinaatiota yhteisen ohjelman ja kokoontumisten kannalta.
    • Päätettävä etukäteen: Onko tärkeämpää hinta vai yhdessäolo?

    Tilat ja ohjelma

    • Kokoustilat ja yhteiset kokoontumiset
      • Neuvottele laivayhtiön kanssa kokoustilan varaamisesta, jos ohjelmaa tai keskusteluja on paljon.
    • Aikuisten ohjelma
      • Esimerkiksi keskustelut, infot tai virkistäytyminen.
    • Lasten ja nuorten ohjelma
      • Lastenkerho/mesta laivalla tai järjestetty ohjaus omasta porukasta.
      • Teineille oma ohjelma (esim. shoppailu, pelialueet).
    • Yhteinen ohjelma
      • Esittelyt, pelit, kilpailut tai illanvietto yhdessä.
      • Tee ohjelmarunko etukäteen, mutta jätä tilaa myös vapaalle ajalle.

    Ruokailut

    • Yhteinen ruokailu
      • Päätetään, järjestetäänkö esim. yksi iso yhteinen buffet-ruokailu.
      • Yhdistys voi halutessaan kustantaa osan (esim. yhden aterian) tai tarjota juomat.
    • Muut ruokailut
      • Voi olla vapaampaa – jokainen käy omalla porukallaan.

    Maksukäytännöt

    • Liput: useimmiten jokainen maksaa itse oman matkansa.
    • Yhdistyksen tuki: voidaan tarjota esimerkiksi yksi ruokailu, ohjelmamateriaali tai välipala.
    • Selkeä viestintä: ilmoita etukäteen, mitä yhdistys kustantaa ja mitä jokainen maksaa itse.

    Lastenhoito ja vastuut

    • Jos aikuisilla oma ohjelma: sovitaan, kuka vastaa lastenhoidosta (omasta ryhmästä nimetyt aikuiset tai laivan lastenkerho).
    • Vastuuvuorot: lastenhoito voidaan kierrättää ohjaajien kesken, jotta kaikilla on myös vapaata aikaa.

    Käytännön järjestelyt

    • Kokoontuminen: sovitaan selkeä aloituspiste ja aika (satamassa / laivalla).
    • Hytit: jaetaan osallistujat ryhmittäin (esim. perheet, lapset yhdessä, nuoret yhdessä).
    • Tiedotus: jaa osallistujille etukäteen ohjelmarunko, hyttijaot ja aikataulut.
    • Varasuunnitelma: huomioi jos joku sairastuu tai myöhästyy.
  • Ajoitus ja saatavuus

    • Varaa hyvissä ajoin – suosituimmat leirikeskukset menevät helposti vuosi etukäteen.
    • Sesongit: kesäviikonloput ja koulujen lomat täyttyvät nopeimmin.
    • Varmista peruutusehdot ja aikataulut (milloin varaus muuttuu sitovaksi).

    Tilat ja majoitus

    • Majoituskapasiteetti – riittääkö kaikille? Onko perheille omia huoneita, esteettömiä tiloja?
    • Tilojen monipuolisuus – juhlasali, pienempiä huoneita työpajoille, lasten leikkitila.
    • Esteettömyys – liikkuminen pyörätuolilla, inva-WC, helppo kulku.
    • Yksityisyys ja turvallisuus – alue varattu vain leirille vai muiden käytössä samaan aikaan?

     

    Ruokailu

    • Onko oma keittiö ja catering vai sisältyykö ruokailut varaukseen?
    • Pystyykö paikka huomioimaan erityisruokavaliot ja allergiat?
    • Onko mahdollisuus omien eväiden valmistamiseen (mikro, jääkaappi, grillipaikka)?

     

    Ohjelman toteutus

    • Riittääkö ulkoalueet ja välineet (metsä, kenttä, leikkipaikka, nuotiopaikka, liikuntatilat)?
    • Onko kokoustekniikkaa (äänentoisto, videotykki)?
    • Sopiiko ympäristö suunniteltuun ohjelmaan (esim. hiljainen luontopaikka retkille, turvallinen ranta uinnille)?

     

    Turvallisuus ja käytännön asiat

    • Palo- ja pelastussuunnitelma: leirikeskuksella tulee olla.
    • Läheisyys: kuinka kaukana lähin terveyskeskus/apteekki on?
    • Henkilökunnan tuki: onko paikan päällä huoltajaa/talonmiestä, joka auttaa ongelmatilanteissa?
    • Yhteiskuljetus: pääseekö paikalle julkisilla vai tarvitaanko bussikuljetus?

     

    Hinta ja budjetti

    • Mitä hintaan sisältyy (majoitus, siivous, ruokailut, ohjelmavälineet)?
    • Onko erillisiä piilokuluja (esim. loppusiivous, liinavaatteet, saunavuorot)?
    • Onko mahdollisuus maksaa erissä tai saada lasku yhdistyksen nimellä?

Sisällön suunnittelu leirille

  •  

    • Tavoite: Mikä on leirin päätarkoitus (esim. yhteisöllisyys, taitojen oppiminen, harrastaminen)?
    • Kohderyhmä: Ikä, ryhmän koko, erityistarpeet.
    • Teema: Onko leirillä jokin punainen lanka (esim. ”seikkailu”, ”luonto”, ”tiimityö”)?
    • HUOM: kaikkien leirien ohjelmien pitää vastata yhdistyksen leiritoiminnan tavoitteita (ks tämän sivun alku)
    • Päivärunko:
      • Aamutoiminnot (herätys, aamiainen, päivän avaus)
      • Päiväohjelma (työpajat, liikunta, ulkoilu, leikit, keskustelut)
      • Vapaa-aika ja lepo
      • Iltatoiminta (yhteinen ohjelma, iltanuotio, päivän päätös)
    • Rytmitys: Vaihtele aktiivisia ja rauhallisia hetkiä. Muista tauot ja joustavuus.
    • Toiminnallisuus: Leikit, kilpailut, luova tekeminen, liikunta.
    • Oppiminen: Teemalliset työpajat, pienryhmäkeskustelut, retket.
    • Yhteisöllisyys: Joukkuejako, yhteiset tehtävät, ryhmähengen rakentaminen.
    • Luonto: Mahdollisuuksien mukaan luonnossa oleilu, retket ja seikkailut.
    • Jokaisella ohjelmalla on vastuuhenkilö.
    • Ohjaajat osallistuvat aktiivisesti, eivät vain organisoi.
    • Varaudu vaihtoehtoihin huonon sään tai muuttuneen aikataulun varalta.
    • Huomioi ikätaso ja jaksaminen.
    • Rakenna ohjelmaan lepohetkiä.
    • Varmista ensiapu ja turvallisuusjärjestelyt ohjelmien yhteydessä.
    • Laadi tarvikelistat ohjelmille.
    • Testaa tarvittaessa leikit ja tehtävät etukäteen.
    • Tee selkeät ohjeet, jotta kuka tahansa ohjaaja voi vetää ohjelman.
    • Kerää palautetta osallistujilta (esim. päivän fiilismittari).
    • Käy ohjaajien kanssa päivittäin läpi mikä toimi ja mitä pitää muokata.
    • Leirin lopussa yhteinen palautekeskustelu ja muistiinpanoja seuraavaa leiriä varten.
    • Palautelomake kannattaa täyttää yhdessä ennen leirin loppua, jotta saadaan mahdollisimman paljon vastauksia. Koordinaattori tekee pyydettäessä.

Miten löytää vapaaehtoisia leirille

    • Kohdenna kutsu: Käytä yhdistyksen, harrastuspiirien, tuttavaverkostojen tai paikallisten yhteisöjen kanavia.
    • Selkeys: Kerro mitä tehtäviä on tarjolla, kuinka paljon aikaa ne vievät ja mitä vapaaehtoinen saa (ruoka, majoitus, yhteisöllisyys).
    • Motivointi: Korosta kokemusta, uuden oppimista ja yhteisön hyväksi toimimista.
    • Sitouttaminen: Pyydä ilmoittautumiset hyvissä ajoin, sovi vastuista selkeästi ja järjestä perehdytys.
    • Leirinjohto: 2 henkilöä (kokonaisvastuu ja turvallisuus).
    • Ohjaajat/aktiviteettien vetäjät: 4–6 henkilöä (riippuu ohjelman laajuudesta ja leirityypistä).
    • Lastenhoitajat: 1–2 aikuista / 10 lasta (ikä vaikuttaa – pienemmät lapset vaativat enemmän hoitajia).
    • Keittiö / ruoanlaitto:
      • Jos catering: 1–2 vapaaehtoista auttamassa jakelussa ja siivouksessa.
      • Jos oma keittiö: 1 pääkokki (voi olla palkattu) + 2–3 vapaaehtoista apukäsinä.
    • Yleinen apu (järjestelyt, ensiapu, siivous, huolto): 2–4 henkilöä.

    Yhteensä noin 12 tekijää riittää 50 hengen leirille, riippuen lasten määrästä, ohjelman laajuudesta ja leirityypistä. Leirin osallistujia voi myös osallistaa siivoamiseen ja ruoanlaitossa auttamiseen.

  • Pyritään tekemään mahdollisimman paljon vapaaehtoisvoimin, jotta leirin osallistumismaksut pysyvät kohtuullisina.

    • Lastenhoitajat:
      • Usein vapaaehtoisia (esim. nuoret, eläkeläiset tai opiskelijat), mutta jos vaaditaan erityistä osaamista (pienten lasten hoito, erityislasten tukeminen), voidaan maksaa palkkio/palkka.
    • Kokit:
      • Jos ruoan pitää olla ammattimaisesti valmistettua tai ruoanlaitossa on todella iso työ yhdelle henkilölle, pääkokille maksetaan usein palkka.
      • Apukädet voivat hyvin olla vapaaehtoisia.
    • Ohjaajat: Yleensä vapaaehtoisia.
      • Korvaukset vaihtelevat leirien välillä: osalla ohjaajat osallistuvat maksutta, toisilla he maksavat alennetun hinnan.
      • Käytä leirin budjettia ohjenuorana ja määrittele käytäntö etukäteen.
    • Tee selkeät roolit ja kerro, mitä kukin saa vastineeksi (esim. alennettu osallistumismaksu, todistus vapaaehtoistyöstä).
    • Muista kiittää ja huomioida vapaaehtoiset – esimerkiksi yhteisellä illalla leirin jälkeen.
    • Varaudu siihen, että kaikki eivät voi sitoutua koko ajaksi – osa voi tulla vaikka yhdeksi päiväksi.

Turvallisuussuunnittelu

  • Leirin turvallisuussuunnittelu tarkoittaa ennakointia ja valmistautumista, jotta leiri sujuu turvallisesti ja mahdollisiin ongelmatilanteisiin osataan reagoida.

    Turvallisuussuunnitelma on kirjallinen dokumentti, jossa kuvataan leirin tapahtumapaikka, osallistujat, vastuut, riskit ja toimintatavat hätätilanteissa. Siihen sisältyy mm. yhteystiedot, ensiapu- ja pelastautumisohjeet, sään ja ympäristön huomioiminen sekä lasten ja nuorten turvallinen ohjaus.

    Suunnitelma laaditaan ennen leiriä, käydään läpi henkilökunnan ja vapaaehtoisten kanssa ja pidetään helposti saatavilla leirin aikana. Hyvin tehty turvallisuussuunnitelma tukee sekä osallistujien että ohjaajien turvallisuutta ja varmistaa, että kaikki tietävät, miten toimia erilaisissa tilanteissa.

  • Leirin perustiedot

    • Leirin nimi, aika ja paikka
    • Järjestäjä (yhdistys, organisaatio) ja vastuuhenkilöt
    • Osallistujamäärä (arvio aikuisista, lapsista, erityistarpeista)

    Vastuut ja yhteystiedot

    • Leirin johtaja ja varahenkilö
    • Turvallisuusvastaava ja ensiapuvastaava
    • Keittiövastaava, lastenohjaajat jne.
    • Tärkeät yhteystiedot: hätänumero 112, lähin terveyskeskus/sairaala, taksikeskus, huoltomiehet

    Riskien arviointi

    • Mahdolliset vaaratilanteet (esim. tulipalo, tapaturmat, hukkumisriski, allergiat, myrsky)
    • Todennäköisyys + vakavuus → toimenpiteet riskin pienentämiseksi

    Ensiapu ja sairastapaukset

    • Ensiaputarvikkeiden sijainti ja määrä
    • Kuka osaa ensiapua, onko EA-koulutettuja
    • Käytännöt tapaturmatilanteissa (esim. pieni haava vs. sairaalaan lähtö)
    • Allergiat ja lääkitykset listattuna luottamuksellisesti

    Tulipalo ja muut hätätilanteet

    • Poistumisreitit ja kokoontumispaikka
    • Sammutusvälineiden sijainti ja käyttö
    • Hätätilanteiden toimintaohjeet (tulipalo, ukkonen, vesipelastustilanne)

    Ruoka ja keittiö

    • Hygieniasäännöt ja vastuut
    • Erityisruokavaliot ja allergiat huomioituna
    • Elintarvikkeiden säilytys ja kylmäketju

    Lasten turvallisuus

    • Ikäryhmittäin sopiva valvontasuhde (esim. 1 aikuinen / 10 lasta, pienet enemmän)
    • Liikkumisen rajat (missä saa oleskella ilman aikuista)
    • Uimisen, retkien ja iltaohjelmien valvonta
    • Lastensuojeluun liittyvät toimintaperiaatteet (jos tulee huolia)

    Toiminta luonnossa ja retkillä

    • Reittien suunnittelu ja kartat
    • Varusteet (säänmukaiset vaatteet, juomavesi, ensiapu)
    • Retkille osallistujalista ja läsnäolotarkistus

    Liikkuminen ja kuljetukset

    • Kuljetusten järjestäminen, vastuut ja turvallisuus (turvavyöt, kuskien lepo)
    • Evakuointimahdollisuudet (esim. bussilla pois leirikeskuksesta)

    Muut käytännöt

    • Päivittäinen läsnäoloseuranta
    • Ohjaajien tavoitettavuus (esim. yksi puhelin päivystää koko ajan)
    • Erityistilanteiden tiedottaminen huoltajille

    Jälkitoimet

    • Tapaturmien ja läheltä piti -tilanteiden kirjaaminen
    • Turvallisuussuunnitelman arviointi ja parannukset seuraavaa leiriä varten

Viestintä ja tiedotus

  •  

    Valtakunnallinen viestintä

    • Sateenkaariperheet ry vastaa valtakunnallisesta mainostamisesta omilla kanavillaan (esim. uutiskirje, verkkosivut, sosiaalinen media).
    • Tavoitteena on varmistaa, että tieto leiristä tavoittaa mahdollisimman laajasti perheet eri puolilla Suomea.

     Paikallinen viestintä

    • Paikallistiimit vastaavat omasta viestinnästään käyttäen kanavia, jotka ovat heille luontevia ja joissa kohderyhmä on läsnä (esim. Instagram, Facebook-ryhmät, Discord).
    • Sisältö voi olla:
      • Kuvia ja tarinoita edellisistä leireistä
      • Käytännön tietoa: paikka, ajankohta, ilmoittautumislinkki
      • Tunnelmapaloja valmisteluista ja järjestäjien esittelyjä
    • Kun osallistujat ovat ilmoittautuneet, heille voidaan avata yhteinen WhatsApp tai Telegram-ryhmä:
      • Ryhmän tarkoitus: käytännön info, aikataulut, kimppakyydit, yhteishenki jo ennen leiriä.
      • Ryhmässä on hyvä sopia selkeät pelisäännöt (vain asiallista ja leiriin liittyvää infoa, ei jatkuvaa hälyttelyä).
    • Lisäksi osallistujille lähetetään sähköpostilla osallistujakirje ennen leiriä (sisältäen mm. aikataulun, pakkauslistan ja turvallisuustiedot).
  • Ottakaa kuvia leiristä. Kuvia voidaan hyödyntää jälkikäteen esimerkiksi uutiskirjeessä. Muista suostumus kuvattavaksi tulemisessa.

Ilmoittautumiskäytännöt

    • Koordinaattori laatii lomakkeen, jossa kysytään kaikki perustiedot: nimi, ikä, yhteystiedot, allergiat ja erityistarpeet.
    • Tiedot lomaketta varten tulee toimittaa koordinaattorille viikkoa ennen ilmoittautumisen alkamista.
    • Talkootehtävistä kiinnostusta kyselemistä lomakkeella (osallisuus, kiireen vähentäminen)
    • Ylimääräiset kysymykset: Kerro selkeästi, mitä muuta haluat kysyttävän (esim. leirille tuleminen autolla, ehdotukset ohjelmaan, toiveet).
    • Muokkaaminen: Lomakkeen kysymyksiä voidaan muokata kyselyn lähettämisen jälkeen, mutta uusia kysymyksiä ei voida lisätä.
    • Tiedot pitää olla toimitettuna koordinaattorille hyvissä ajoin, ennen lomakkeen lähettämistä. Vähintään viikkoa ennen.
    • Määritä viimeinen päivä ilmoittautua leirille.
    • Määritä peruutusehto, eli viimeinen päivä perua maksuttomasti (yleensä sama kuin leiripaikan maksuton peruminen, mielellään viimeistään 3 viikkoa ennen leiriä, jotta loppulaskutuksen ehtii tehdä ennen tätä).
    • Näitä päivämääriä tiedotetaan selkeästi lomakkeessa ja viestinnässä.

     

    • Lomakkeesta ei tällä hetkellä tule automaattista vahvistusviestiä (tämä voi muuttua, jos käytetään uutta lomakepohjaa).
    • Koordinaattori lähettää manuaalisesti vahvistusviestin, joka sisältää ainakin seuraavat tiedot:
      • Osallistujan nimet ja iät
      • Leirin ajankohta ja paikka
      • Leirin hinta
      • Viimeiset päivät perua maksutta
      • Yhteystiedot lisätietoja varten

     

    Esimerkki vahvistusviestistä:

    Hei [osallistujan nimi],

    Kiitos ilmoittautumisestasi [leirin nimi] -leirille!
    Tämä viesti vahvistaa, että ilmoittautumisesi on vastaanotettu.

    Leirin tiedot:

    • Ajankohta: [päivämäärä]
    • Paikka: [leiripaikka]

    Ilmoittautumistiedot:

    • Osallistujat: [nimet, iät]

    Tärkeää:

    • Maksuton peruminen: [päivämäärä]

    Jos lomakkeestasi puuttuu jotain tai haluat päivittää tietojasi, ota yhteyttä koordinaattoriin: Enni Rasimus/enni.rasimus@sateenkaariperheet.fi.

    Ystävällisin terveisin,
    Leirin järjestävä tiimi

Leirin pelisäännöt

  •  

    • Turvallisuuden ja viihtyvyyden varmistaminen kaikille osallistujille
    • Selkeät rajat helpottavat ohjaajien työtä ja ehkäisevät ristiriitoja
    • Luovat yhteisöllisyyttä ja ennakoitavuutta leirin arkeen
  •  

    Nämä koskevat kaikkia osallistujia ja ohjaajia:

    • Seuraa ohjaajien ohjeita ja aikatauluja
    • Huolehdi omasta ja toisten turvallisuudesta
    • Älä tuo päihteitä tai vaarallisia esineitä
    • Kunnioita majoitus- ja ruokailutiloja
    • Osallistu ohjelmaan vastuullisesti ja muiden huomioon ottaen
    • Kaikki leirillä osallistuvat sitoutuvat noudattamaan yhdistyksen turvallisemman tilan periaatteita
    • Tärkeimpiä periaatteita:
      • Syrjinnän, häirinnän ja kiusaamisen nollatoleranssi
      • Kaikkien osallistujien koskemattomuuden kunnioittaminen
      • Moninaisuuden ja erilaisuuden hyväksyminen
      • Oman toiminnan vastuullinen rajaus (ei vahingoittavia tai loukkaavia sanoja/tekoja)

     

    • Ryhmä voi yhdessä sopia lisäsäännöistä esim. iltanuotion käyttäytyminen, leikkien pelisäännöt, yhteinen siivousvastuu
    • Pelisäännöt kirjataan näkyvästi ja käydään yhdessä läpi leirin alussa
    • Säännöt voivat sisältää:
      • Vuorovaikutus: puhutaan kohteliaasti ja kuunnellaan toisia
      • Yhteiset tehtävät: jokainen osallistuu sovitulla tavalla
      • Konfliktit: ratkaistaan keskustellen ohjaajien avulla
  •  

    1. Laadi säännöt etukäteen leirin järjestäjätiimin kanssa
    2. Tarkista yhdistyksen yleiset periaatteet (turvallisemman tilan ohjeistus)
    3. Sovi pelisäännöt ryhmän kanssa leirin alussa, jotta osallistujat tuntevat ne
    4. Käy säännöt läpi selkeästi: lyhyt esittely ja kysymyshetki osallistujille
    5. Seuraa noudattamista ja puutu tarvittaessa ystävällisesti mutta päättäväisesti
    6. Sanktioista / seurauksista tiedotetaan etukäteen (esim. keskustelu ohjaajan kanssa, vanhempien informointi)

Ohjelman purku ja jälkityö

    • Ohjelman päättäminen: Suunnittele selkeä päätöshetki (esim. yhteinen kokoontuminen, palautehetki, kiitokset)
    • Yhteenveto päivistä: Käy nopeasti läpi leirin kohokohdat ja mahdolliset kehityskohdat osallistujien kanssa
    • Turvallinen lähtö: Varmista, että kaikki osallistujat ja tavarat lähtevät turvallisesti kotiin

     

    • Majoitus- ja ruokailutilat: Siivous ja tavaroiden palautus omistajille tai varastoon
    • Tarvikkeet ja materiaalit: Kerää ja merkitse, mikä voidaan säilyttää seuraavaa leiriä varten
    • Jätteiden käsittely: Lajittele roskat ja kierrätys sovitun käytännön mukaan
    • Kaluston tarkastus: Tarkista, että kaikki välineet ja laitteet ovat ehjiä

     

  •  

    • Osallistujapalaute: Jos ette täyttäneet palautekyselyä yhdessä, lähetä se leirin jälkeen (koordinaattori tekee)
    • Ohjaajapalaveri: Käy läpi, mikä toimi hyvin, mikä vaatii kehitystä seuraavaa leiriä varten
    • Dokumentointi: Kirjaa ylös tärkeimmät havainnot, onnistumiset ja kehityskohdat

     

  •  

    • Laskujen tarkistus:
      • Varmista järjestösihteerille, että kaikki kulut ovat oikein
    • Kulukorvaukset:
      • Lähettäkää järjestösihteerille osoitteeseen talous@sateenkaariperheet.fi kaikki kuitit ja tilinumerot kulukorvauksia varten
      • Varmista, että palkalliset henkilöt tietävät minne lähettää verokorttinsa

     

Mitä kysyä leirikeskukselta

Majoitus

  • Huoneiden määrä ja kapasiteetti
    Kuinka monta huonetta on? Kuinka monta henkilöä huoneisiin mahtuu?
  • Huoneiden koko ja varustelu
    Onko huoneissa kerrossänkyjä, erillisiä sänkyjä vai parisänkyjä?
  • Vessat ja suihkut
    Onko huoneissa omat wc:t/suihkut vai käytetäänkö yhteisiä?
  • Lisävuoteet ja joustavuus
    Voiko saada lisäsänkyjä tai patjoja tarvittaessa?
  • Majoituskartta
    Saako pohjakartan huoneista ja rakennuksista ennen varaamista? Tämä helpottaa ryhmien sijoittelua.

Ruokailu

  • Täysihoito
    Onnistuuko täysihoito? Mitä aterioita sisältyy (aamiainen, lounas, päivällinen, iltapala)?
  • Iltapäiväkahvi
    Voiko jättää pois, jos halutaan edullisempi hinta?
  • Aterioiden aikataulut
    Voiko ruokailujen kellonaikoja sovitella ryhmän tarpeiden mukaan?
  • Erityisruokavaliot
    Miten huomioidaan allergiat ja erikoisruokavaliot?

Tilat ja fasiliteetit

  • Ryhmätyö- ja kokoontumistilat
    Kuinka monta ryhmätyötilaa on? Sopivatko ne lastenleirien käyttöön?
  • Oleskelutilat
    Onko yhteisiä oleskelutiloja, joissa voidaan viettää iltaa tai järjestää ohjelmaa?
  • Lastenhoidon järjestäminen
    Jos suunnittelee iltalastenhoitoa: onko käytettävissä erillinen tila lastenvahdille, vai täytyykö se järjestää majoitusmökissä?
  • Ulko- ja liikuntamahdollisuudet
    Mitä ulkoalueita ja harrastetiloja on (pelikentät, leikkialueet, nuotiopaikka, sauna, rantayhteys jne.)?

Käyttö ja muut ryhmät

  • Yksinoikeus vai jaettu käyttö
    Onko leirikeskuksessa samaan aikaan muita ryhmiä? Jos on, miten tilojen käyttö jaetaan?
  • Hiljaisuusaika ja säännöt
    Mitkä ovat käytännöt melun, hiljaisuuden ja yöaikaan liikkumisen suhteen?

Haasteet

    • Haaste: Järjestäminen vain yhden tai muutaman vapaaehtoisen harteilla. Pitkät päivät, melu ja vastuu voivat uuvuttaa järjestäjiä.
    • Ratkaisu:
      • Järjestäjiä oltava enemmän kuin yksi, ellei todella kokenut.
      • Työmäärä jaettava selkeästi alusta lähtien. Pidetään kiinni sovitusta.
      • Riittävä määrä ohjaajia, jotta vuoroja ja taukoja voi kierrättää.
      • Ohjaajille oma lepo- ja palautumistila.
    • Haaste: Leirikeskuksen todellisuus ei vastaa odotuksia (tilat pienempiä, fasiliteetit puutteellisia, teknisiä ongelmia).
    • Ratkaisu:
      • Käy paikan päällä tarkistamassa etukäteen.
      • Pyydä kirjallinen vahvistus sovituista palveluista ja tiloista.
      • Ota yhteyshenkilön numero, jotta ongelmat saa heti selvitettyä.
    • Haaste: Riidat osallistujien välillä, sääntöjen noudattamatta jättäminen.
    • Ratkaisu:
      • Selkeät säännöt, jotka käydään läpi heti alussa.
      • Nopeaan puuttumiseen sovittu toimintamalli (yhtenäinen linja).
      • Sovittelua ja keskustelua
    • Haaste: Tapaturmat, allergiat, sairastumiset, lääkitysten unohtaminen.
    • Ratkaisu:
      • Vastuuhenkilö ensiapuun ja lääkkeisiin.
      • Selkeä lista osallistujien terveystiedoista.
      • Ensiaputarvikkeet ja toimintasuunnitelma hätätilanteisiin.
    • Haaste: Rankkasade, helle tai myrsky voi estää suunnitellut aktiviteetit.
    • Ratkaisu:
      • Varaohjelma sisätiloihin.
      • Riittävä varustus: sadevarusteet, juomapullot, aurinkosuoja.
    • Haaste: Myöhästymiset kuljetuksissa, ruokailujen aikataulut eivät toimi, ohjelma venyy.
    • Ratkaisu:
      • Varaa siirtymiin väljyyttä.
      • Pidä tärkeät kontaktit (bussi, keittiö) helposti saatavilla.
      • Priorisoi ohjelma: mikä on pakollista, mikä joustaa.
    • Haaste: Vanhemmat tai osallistujat odottavat liikaa (tai erilaista) ohjelmaa, ruokaa tai majoitusta.
    • Ratkaisu:
      • Tiedota etukäteen selkeästi, mitä leiri sisältää ja mitä ei.
      • Ole rehellinen käytännön järjestelyistä
    • Haaste: Erilaiset toimintatavat, epäselvä työnjako.
    • Ratkaisu:
      • Pidä ennen leiriä suunnittelupalaveri.
      • Tee roolijako (esim. vastuuvuorot, ohjelmanvetäjät, ensiapu).
      • Lyhyt ohjaajapalaveri joka päivä leirillä.

Hyviä käytäntöjä

    • Tehtävänjako kirjallisesti jo ennen leiriä (esim. vastuuvuorot, ohjelmanvetäjät, ensiapuvastaava).
    • ”Talkoovuorot” osallistujille sopivissa rajoissa (saunan lämmitys, tiskivuoro, pelien keruu, iltapalan kattaminen).
    • Selkeä päiväohjelma, joka jaetaan kaikille ohjaajille.
    • Riittävä määrä ohjaajia, jotta jokainen saa taukoja.
    • Yhteinen ohjaajien kokoontuminen kerran päivässä (lyhyt tilannekatsaus, purku ja seuraavan päivän suunnittelu).
    • Mahdollisuus hiljaiseen omaan aikaan – vaikka 20 minuutin rauhoittumiset vuorotellen.
    • Leikkien, laulujen ja iltanuotioiden hyödyntäminen ryhmän yhteen hitsaamisessa.
    • Ryhmäjaot vaihteleviin tehtäviin, jotta kaikki tutustuvat toisiinsa.
    • Yhteinen aloitus- ja lopetushetki, jossa luodaan ja päätetään leiritunnelma.
    • Säännöt käydään läpi heti alussa koko ryhmän kanssa.
    • Yhteiset pelisäännöt myös ohjaajille (esim. linja siitä, miten sääntöjen rikkomiseen puututaan).
    • Yksinkertainen ja näkyvä muistilista tärkeimmistä säännöistä.
    • Ensiapuvastaava ja päivitetty ensiapulaukku aina mukana.
    • Selkeä ohjeistus hätätilanteisiin ja kokoontumispaikka.
    • Osallistujien terveystiedot ja yhteystiedot helposti saatavilla, mutta luottamuksellisesti.
    • Varaohjelmia sateen, myöhästymisten tai väsyneiden osallistujien varalle.
    • Mahdollisuus hengailuun ilman liikaa aikataulupainetta.
    • Ohjelman sopeuttaminen osallistujien vireystilan mukaan.
    • Päivän lopussa nopea purkuhetki lasten/nuorten kanssa (”mikä oli kivaa, mikä ei”).
    • Ohjaajille oma purkutuokio leirin päätteeksi.
    • Mahdollisuus antaa palautetta anonyymisti.
    • Palautelomake täytetään yhdessä leirin lopuksi ennen lähtöä.
    • Selkeä tiedotus ennen leiriä ja leirin aikana (esim. WhatsApp-ryhmä kuulumisia varten).
    • Kotiin lähtiessä muistutus tärkeistä asioista (löytötavarat, kiitokset, palaute).

Miten toimia reklamaatiotilanteessa

Reagoi heti paikan päällä

  • Puuttukaa epäkohtiin välittömästi: kertokaa leirikeskuksen/risteilyn henkilökunnalle heti, jos huomaatte puutteita tai ongelmia (esim. siivous, ruokailu, turvallisuus).
  • Usein asia voidaan korjata saman tien, kun se tuodaan esiin.

Dokumentoi epäkohdat

  • Kuvat ja videot: ota selkeä kuvamateriaali ongelmasta (esim. rikkinäinen sänky, epäsiisti tila).
  • Kirjallinen muistiinpano: kirjaa ylös, mitä tapahtui, milloin ja kenelle asiasta kerrottiin.
  • Jos mahdollista, pyydä henkilökunnalta kirjallinen vahvistus siitä, että asia on huomioitu.

Kommunikoi asiallisesti

  • Puhu henkilökunnan kanssa rauhallisesti ja rakentavasti – tavoitteena on saada asia korjattua, ei syyllistää.
  • Pidä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot ylhäällä.

Tee virallinen reklamaatio tarvittaessa

  • Jos ongelma ei ratkea paikan päällä, tee kirjallinen reklamaatio mahdollisimman pian (sähköposti tai lomake. Pyydä tarvittaessa apua koordinaattorilta).
  • Liitä mukaan:
    • kuvamateriaali
    • tapahtumien aikajana
    • maininta siitä, kenelle asiasta ilmoitit leirikeskuksessa/laivalla.

Jälkitoimet

  • Pidä huolta, että reklamaatiosta jää oma kopio.
  • Seuraa, miten palveluntarjoaja reagoi ja tarjoa mahdollisuus korjata tilanne (alennus, hyvitys, lisäpalvelu).
  • Jos asiaa ei hoideta kohtuullisesti, voi viedä asian kuluttajaneuvontaan tai kuluttajariitalautakuntaan (jos kyseessä on ostopalvelu).

Omatoiminen leiri vs. täyshoito

  • Hyvät puolet:

    • Kustannustehokas: usein edullisempi, kun ruokailut ja siivous järjestetään itse.
    • Täysi vapaus: saa päättää itse ruokailuajat, ruokalistat ja ohjelman aikataulut.
    • Ryhmähenkeä lisäävä: talkootyöt (ruoanlaitto, tiskaus, saunan lämmitys) voivat tuoda yhteisöllisyyttä.

    Huonot puolet:

    • Työlästä ohjaajille: paljon vastuuta, vähemmän lepoa.
    • Vaarana epätasainen työnjako: osa voi kuormittua enemmän kuin toiset.
    • Riskit ruokailussa: allergiat, erityisruokavaliot ja ruokaturvallisuus jäävät järjestäjien vastuulle.
    • Aikaa vievää: ohjelmasta voi jäädä pois hauskaa, koska työtehtävät vievät paljon resursseja.
    • Talousasiat: esimerkiksi ruokaostosten tekeminen voi olla kerralla kallis ostos, vaikka sen saa myöhemmin kulukorvauksina takaisin. (Voidaan monesti tehdä esim. koordinaattorin kautta.)
  • Hyvät puolet:

    • Helppous: ruoka, siivous ja usein osa käytännöistä on valmiiksi hoidettu.
    • Ohjaajien jaksaminen: enemmän aikaa ohjelman järjestämiseen, lasten kanssa olemiseen ja palautumiseen.
    • Turvallisuus: ruoka- ja hygieniavastuu ammattilaisilla.
    • Selkeys: sovitut ateria-ajat ja palvelut antavat rakenteen leirille.

    Huonot puolet:

    • Kalliimpi: nostaa osallistumismaksuja tai yhdistyksen kuluja.
    • Vähemmän joustoa: ruokailuajat ja sisältö määrittyvät pitkälti keskuksen mukaan.
    • Vähemmän yhteisöllisiä kotitöitä: osallistujat eivät opi tai pääse tekemään arjen hommia yhdessä.
    • Palvelun laatu voi vaihdella: ruoan taso, siisteys ja aikataulujen joustamattomuus voivat aiheuttaa pettymyksiä.